Dispatch/AUTOPOOL adalah divisi/department yang mengatur pengalokasian keluar masuk alat berat dan unit-unit hauler/alat serta menjamin ketersedian dan kesiapan unit operasi yang dibutuhkan untuk proses kegiatan produksi.
Dispatcher adalah orang yang mengurus keluar masuk unit sekaligus manpower untuk pengoperasian unit sesuai kebutuhan produksi/ pengalokasi unit untuk aupport produksi
Istilah ini banyak dipergunakan dalam sektor usaha pertambangan sedangkan dalam sektor perkebunan lebih cenderung dikenal sebagai traksi.
Fungsi dispatch dalam fleet management memegang peranan penting dalam mengkondisikan ketersediaan unit dan manpower sesuai kebutuhan produksi. Adapun secara umum dispatch digambarkan sebagai berikut :
1. Secara struktur organisasi berada di bawah pengawasan supervisor (SPV), dengan dibantu 2 orang foreman, yakni foreman alat berat, foreman unit DT/alat angkut/hauler yang bertugas mengatur alokasi unit-unit alat berat dan DT hauler sesuai kebutuhan kegiatan produksi.
2. Teknik penjadwalan. Secara baku sudah dibentuk jadwal pembagian waktu kerja (shift) dengan alokasi manpowernya.
Nomor unit dan operator/driver diarahkan sesuai kebutuhan produksi.
Apabila unit Breakdown lama dalam progress perbaikan manpower bisa dicadangkan untuk alokasi unit lainnya yang ready.
3. Administrasi dispatch mencatat dan membuat llaporan yang diterima dari operator/driver kerusakan/ unit Breakdown jika ada ke bagian terkait yakni dept plant (workshop) untuk ditindak lanjuti. Mencatat dan membuat laporan unit standby beserta keterangan penyebabnya.
Mengatur dan membuat laporan alokasi unit-unit setiap harinya yang dipergunakan dalam kegiatan produksi.
PENTING : cadangan unit pengganti/manpower pengganti dalam memenuhi kebutuhan unit dan manpower harus terjaga sesuai kebutuhan.
4. Menerima laporan hasil kerja (TIME SHEET)operator/driver yang bekerja dalam kegiatan produksi sebagai dasar perhitungan nilai hasil kerja manpower.
5.K3 Safety. Melakukan P5M atau safety talk kepada seluruh manpower yang terlibat dalam proses kegiatan produksi dengan memastikan hal-hal sebagai berikut :
1. Penggunaan APD
2. P2H unit /peralatan kerja
3. Informasi Kerja /rencana lokasi kerja.
4. Informasi Lapangan /Site
5.Informasi Safety sesuai tema yang akan disampaikan.
