PERENCANAAN PERBAIKAN DAN PERAWATAN UNIT DI KEBUN

PENDAHULUAN

Unit alat berat, kendaraan, dan mesin-mesin stasioner yang ada di kebun adalah sarana penunjang operasional kebun.  Sebagai barang modal unit-unit tersebut perlu dirawat dan diperbaiki secara terencana. Setiap komponen alat mempunyai umur pakai yang berbeda tergantung pada kondisi operasi, cara pengoperasian dan cara perawatan. Perbaikan yang tidak  terencana akan menimbulkan biaya yang mahal dan kerugian akibat terganggunya operasional kebun yang tidak bias diantisipasi sebelumnya.

Perencanaan perawatan unit memerlukan koordinasi antara bagian Workshop,Logistik, dan Lapangan (Tanaman) dalam setiap pelaksanaan perawatan unit. Bagian logistic memerlukan waktu untuk melakukan pembelian dan pengiriman barang. Berdasarkan pengalaman sejak awal tahun ini bahwa :

1.       Unit sering rusak dan standby dalam waktu yang relative lama yang diakibatkan oleh kurangnya koordinasi antara workshop dengan bagian Logistik serta tidak ada control yang baik secara administrative untuk mengetahui historis/sejarah perawatan unit, keperluan bahan pembantu, keperluan sparepart, dan lain-lain secara efektif.

2.  Kunci-kunci dan peralatan sering tidak tersedia di bengkel, tetapi dipinjam bagian lain,disimpan dirumah dan sebagainya.

3.       Pengambilan sparepart dari unit lain atau yang dikenal dengan istilah “kanibal”

Untuk mengantisipasi hal tersebut diatas, perencanaan perawatan harus dibuat untuk meminimalkan terjadinya pekerjaan perbaikan unit yang tidak terencana, meningkatkan koordinasi dengan bagian logistic dan operasional. Disamping itu, perencanaan perbaikan dan pemeliharaan berfungsi untuk :

a.       Mengatur strategi pemeliharaan

b.       Mengetahui perkiraan biaya

c.        Pengontrolan Biaya

d.       Pengadaan Sparepart

e.       Pengadaan kunci-kunci dan peralatan

f.         Pengadaan barang-barang pembantu

g.        Menghitung keperluan tenaga Mekanik

PERENCANAAN PERBAIKAN UNIT

Untuk membuat perencanaa yang dapat memperkecil pekerjaan perbaikan unit yang tidak terencana diperlukan data :

a.        Kondisi Unit

b.        Sejarah/historis perbaikan

c.        Jam Operasi Unit

d.        Kebijakan Pemeliharaan (Umur Pakai Komponen)

 

Kondisi Unit

Kondisi unit harus diketahui sebagai dasar dalam menentukan rencana pemeliharaan kedepan. Harus dibuat kesimpulan secara teknis apakah unit masih layak untuk dioperasikan atau tidak, jika layak apa perlu perbaikan atau tidak.

Sejarah/Historis Perbaikan

Perbaikan dan perawatan setiap unit harus tercatat dengan baik untuk mengetahui sejarah perbaikan unit yang meliputi Km/HM, tanggal , umur pakai, penyebab kerusakan, dan lain-lain.

Jam Operasi Unit

Jam operasi (HM/Km), digunakan sebagai dasar untuk menentukan tanggal atau jatuh tempo perencanaan perbaikan kedepan. Data jam operasi yang benar disesuaikan beban kerja unit dilapangan.

Kebijakan Pemeliharaan (umur unit dan Komponen)

Kebijakan umur pakai unit dan komponen akan dijadikan dasar dalam perencanaan pemeliharaan harus dianalisa berdasarkan : kondisi medan operasi, cara pengoperasian, dan cara perawatan. Sebagai contoh penggantian/pembersihan filter udara untuk mobil berbahan bakar diesel mungkin dilaksanakan lebih sering, karena medan operasi adalah jalan tanah dan kondisi cuaca musim kering.

Langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mendukung keberhasilan perencanaan perbaikan dan pemeliharaan unit :

a.        Pemeliharaan sesuai dengan standar

b.       Melaksanakan program inspeksi

c.        Memonitor pemakaian unit yang tidak benar

d.       Membuat sejarah unit dengan baik

e.       Memonitor kinerja unit

f.         Melakukan analysis teknik atas kerusakan yang terjadi

g.        Melakukan analys biaya pemeliharaan.

MONITORING UNIT

Inspeksi harian

-          Untuk alat berat, mesin-mesin stationer, dan kendaraan-kendaraan ringan (jeep) . Inspeksi Harian dilakukan oleh operator dibawah pengawasan mekanik, mekanikharus memeriksa dan memastikan bahwa inspeksi harian yang dibebankan kepada operator atau supir tersebut selalu dilaksanakan dengan memeriksa laporan dan/atau melakukan inspeksi teknis.

-          Sedangkan untuk kendaraan operasional lain seperti Light Truck, DumpTruck harus diperiksa oleh mekanik untuk mengetahui layak operasi atau tidaknya kendaraan tersebut.

-          Item yang diperiksa setiap hari sebelum beroperasi sesuai dengan buku petunjuk perawatan untuk setiap tipe unit/kendaraan/mesin-mesin.

-          Format Pemeriksaan harian sesuai form. Apabila unit tersebut tidak layak operasi, harus segera dilaporkan kepada Chief Mekanik/Asisten Teknik untuk segera diperbaiki.

-          Untuk alat berat dan mesin-mesin stasioner , mekanik harus melakukan inspeksi teknis dalam waktu periode tertentu dengan menggunakan Form.

-          Operator /supir/mekanik yang melakukan pemeriksaan harus menyimpan lembaran pemeriksaan harian. Di kantor Workshop/bengkel untuk setiap unit setiap bulan.

Perawatan Berkala (Periodical Service)

-          Perawatan berkala dilakukan sesuai dengan pembacaan HM/Km unit sebagaimana buku petunjuk perawatan unit.

-          Agar perawatan berkala berjalan dengan semestinya Asisten Teknik/Chief Mekanik harus segera membuat rencana pemeliharaan/perbaikan yang disusun sebaik mungkin agar bahan-bahan pembantu dan sparepart yang harus diganti tersedia pada waktunya dalam jumlah yang cukup dan lengkap.

-          Format untuk menyusun keperluan perencaanaan pemeliharaan serta kebutuhan part dan lain-lain sesuai form. Yang salinannya disampaikan ke DPP dan Manager Keuangan/Kabag Logistik kantor pusat.

-          Asisten teknik/chief mekanik harus selalu melakukan koordinasi dengan bagian logistic untuk memastikan tersedianya bahan-bahan pembantu dan sparepart.

Laporan Perawatan Unit

Asisten teknik/Chief Mekanik harus membuat detail laporan perawatan unit kepada EM yang diantaranya memuat tentang sejauh mana  unit tersebut sudah diperbaiki, bagaimana kondisi setelah diperbaiki, dan seberapa sering unit tersebut telah diperbaiki dengan menggunakan form.

Laporan Operasional unit

Setiap unit harus dibuat laporan operasionalnya dalam waktu periode tertentu  (bulanan) untuk memenuhi untuk kerja unit yang selanjutnya dapat dilakukan analisis apakah unit tersebut masih layak operasi atau tidak.

PROSEDUR PERBAIKAN UNIT PENGGANTIAN PART

Prosedur perbaikan dan penggantian part adalah sebagaimana diagram alur dengan penjelasan sebagai berikut :

1.       Setiap pengguna/pemakai harus mengajukan permohonan perbaikan kepada workshop menggunakan form.

2.       Mekanik Kepala (Asisten Teknik) membuat surat penguasaan kepada seorang atau beberapa mekanik untuk melakukan perbaikan. Surat Perintah atau penugasan dapat langsung dibuat oleh asisten teknik jika pada waktu Inspeksi Teknis sesuai dengan rekomendasi mekanik(pelaksana inspeksi) unit tidak layak operasi dan harus diperbaiki.

3.       Untuk perawatan berkala surat penugasan kepada mekanik dilampiri dengan Chief list sebagaiman form untukfarm tractor, dan mesin-mesin stationer lain untuk unit Bulldozer, Motor Grader dan komponen yang diperiksa disesuaikan dengan buku petunjuk perawatan masing-masing jenis unit.

4.       JIka harus dilakukan penggantian sparepart maka mekanik harus membuat pengajuan permohonan Permintaan barang (Bon Permintaan Barang) diketahui oleh Asisten Teknik/Kepala Mekanik.

5.       Barang dapat dikeluarkan oleh bagian logistic jika sudah diketahui oleh chief mekanik,sedangkan untuk Estate yang belum ada Chief Mekanik disetujui EM.

6.       Setiap barang atau sparepart yang diganti harus dikembalikan ke logistic dan bagian logistic membukukan kartu stock barang bekas. Barang-barang bekas dapat dihancurkan atau dimusnahkan atau diputihkan atas persetujuan bersama Kabag/Manager Accounting, Estate Manager, dan Chief Mekanik dengan membuat berita Acara.

7.       Historis /sejarah perbaikan unit harus dicatat dan diarsipkan perunit dan dibuatkan sebagaimana form.

8.       Setelah pelaksanaan perbaikan Chief Mekanik/Asisten Mekanik dan/atau mekanik melakukan pengujian untuk mengetahui kondisi unit setelah diperbaiki. Jika kondisinya sudah baik dan layak operasi diserahkan kepada pengguna atau pemakai , pengguna menanda tangani form, untuk menyatakan mengetahui telah diperbaiki dan juga telah dilakukan penggantian part (jika ada) sesuai dengan yang tercantum di dalam form tersebut.

9.       Pada kondisi  dimana Chief Mekanik/Asisten Teknik Workshop belum ada, maka tugas dan tanggungjawab Chief Mekanik/Asisten Teknik Workshop dilaksanakan oleh Asisten Kepala.

Asst Traksi:

•  Pemeriksaan personil traksi
•  Pemeriksaan kendaraan/alat berat/ mesin
•  Pemeriksaan inventaris alat trasport
•  Pemeriksaan buku tugas
•  Monitoring kelancaran trasportasi
•  Penugasan hari berikutnya
•  Catatan penyimpangan
•  Pemeriksaan administrasi dan suku cadang 
•  Rencana kerja Kepala Bengkel, Mandor Transport dan Kepala Tukang
•  Mengawasi kebersihan dan keamanan. 

Kepala Bengkel:

• Melaksanakan instruksi kerja Asisten Traksi 
• Mengatur tenaga kerja mekanik dan pekerja lainnya
• Menetapkan petugas khusus dorsmeer
• Pemeriksaan akhir hasil kerja service 
• Mengatur tata ruang bengkel 
• Menjaga kebersihan dan keamanan bengkel

Mekanik

Laporan harian perbaikan & perawatan dari setiap alat.

Pembuatan service report serta perencanaan perawatan rutin & Melaksanakan service berkala.

Perbaikan kerusakan unit.

Menunjuk unit yang sudah siap untuk digunakan operasi.

Meningkatkan ketersediaan (availability) unit alat berat.

Perencanaan penggunaan/pembelian sparepart & oli.

Mengajukan  PR yang berhubungan dengan spare parts.

Tindak lanjut (follow up) pengadaan sparepart.

Membina helper mekanik

Bertanggungjawab langsung ke Kepala Bengkel

Mandor Transport:

• Melaksanakan instruksi kerja Asisten Traksi
• Mengatur seluruh alat Transport Jam 06.00 siap operasi
• Memeriksa keadaan alat Transport bersama sopir/operator
• Mengatur Pelaksanaan harian  dorsmeer
• Memeriksa pengisian Kartu Kerja Kendaaran (Car-log) up to date dan benar
• Mencatat permasalahan transport/penyimpangan
• Mengawasi kelancaran angkutan produksi

. Krani Teknik
No.	Tugas-tugas rutin	Pekerjaan yang harus dilaksanakan
1	Membuat bon solar,olie dan S.Part	a.	Bon solar dibuat 1(satu) kali dalam seminggu
		b.	Jumlah kebutuhan solar dibuat sesuai dengan kalibrasi
		c.	Setiap pengisian solar ke unit harus disaksikan oleh krani tehnik
2	Membuat KBB workshop setiap bulan	a.	Dibuat 1(stu) kali dalam sebulan
		b.	Barang yang di KBB adalah :Kawat las,Oxigen Acitelin,kain percak,sapu,barang ATK,besi(besi plat,siku,UNP,Grease,air battray)
4	Mengecek stock S.Part di gudang central	a.	Sekali seminggu harus cek stok digudang central
		b.	Stok yang dicek meliputi :Ban luar,ban dalam,oil filter,air cliner,fuel filter,belting,olie sesuai jenis dan pastmoving lainnya.
		c.	Membuat PPI untuk stock yang kurang
6	Record HM / Unit	a.	Setiap hari direcord
		b.	Kerusakan HM dan KM dicatat serta dilaporkan
		c.	Sekali sebulan dibuat laporan pemakaian HM per unit
7	Monitoring pemakaian Solar,Olie unit/bulan	a.	Setiap hari direcord
		b.	Sekali sebulan dilaporkan
8	Merecord penggantian Spare part / unit	a.	Setiap ada pergantian dicatat di buku register
9	Mengatur Jadwal Service Kendaraan, mesin, dan alat berat	a.	Membuat jadwal service semua unit
		b.	Unit-unit yang akan service diberitahu 1 hari sebelumnya
		c.	Tidak dibenarkan unit datang service ke work shop tanpa mengikuti jadwal, kecuali rusak
10	Absensi operator yang hadir	a.	Mencatat operator yang hadir dan tidak hadir di absensi
11	Tutup buku SKU dan BHL Tahap I dan Tahap II	a.	Menyelesaikan tutup buku SKU dan BHL
12	Mengumpulkan kartu kerja dan daftar lembur kendaraan,mesin serta alat berat	a.	Setiap tanggal 21 dikumpulkan
		b.	Mengumpulkan Daftar Lembur
13	Membuat alokasi penggunaan kendaraan, mesin, dan alat berat	a.	Sekali sebulan membuat alokasi penggunaan HM per unit per jenis pekerjaan
15	Membuat Daftar Inventaris kendaraan, mesin dan alat berat.	a.	Membuat data base
		b.	Meng up date data base
16	Membuat daftar inventaris workshop setiap bulan	a.	Membuat data base
		b.	Meng up date data base
17	Mendata kelengkapan administrasi sopir dan operator alat berat setiap sebulan	a.	Membuat data base
		b.	Meng up date data base

Supir/Operator:

• Periksa kendaraan, alat inventaris, administrasi setiap pagi sebelum kendaraan dihidupkan
• Pukul 06.00 bergerak menuju lokasi sesuai buku tugas 
• Angkutan lain - lain selesai pukul 08.00 
• Angkutan buah dimulai minimal pukul 08.30
• Mengisi carlog up to date
• Cuci kendaraan sore hari
• Menjaga / rawat kendaraan 
• Bertanggung jawab jika kendaraan “terpuruk / kepatar“

• Pengangkutan buah–Brondolan di TPH bersih

–Muatan tidak melebihi kapasitas

–Wajib memuat buah jatuh di pasar

–Tidak ada buah restan

–Tidak ngebut

• Pengangkutan lainnya

–Peletakan barang dengan benar

–Vol. Muat = Vol. Bongkar

MANAJEMEN BARANG Mencatat pengadaan ( pemesanan dan penerimaan ) barang, mengalokasikan barang, mencatat penggunaan barang, memilah barang, Barang adalah sparepart, tools, material fabrikasi, consumable part ( BBM, Kebutuhan workshop dll ) MANAJEMEN UNIT Mencatat detail unit, lokasi unit, kegiatan unit Unit adalah alat berat, kendaraan pendukung operasional, peralatan lapangan MANAJEMEN SITE Mencatat detail site, detail karyawan dan kegiatannya di setiap site ( absensi dan upah dapat di proses langsung oleh kantor pusat ) MANAJEMEN PERAWATAN DAN PERBAIKAN Proses pengajuan ( permintaan perbaikan / perawatan ), proses pengerjaan perbaikan / perawatan ), proses pengerjaan fabrikasi, pencatatan konsumsi kebutuhan rutin untuk unit ( BBM dan oli ), riwayat kondisi setiap unit.

Pemeliharaan (Maintenance) ialah suatu kegiatan yang dilakukan secara sengaja (sadar) terhadap suatu fasilitas dengan menganut suatu sistematika tertentu dengan tujuan agar fasilitas tersebut dapat berfungsi, beroperasi dengan lancar, aman, efektif dan efisien. Jadi kegiatan pemeliharaan itu bukanlah pekerjaan yang ala kadarnya, bukan pekerjaan yang asal-asalan, tetapi pekerjaan yang perlu perencanaan , pembiayaan dan kesungguhan. Pemeliharaan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah pemeliharaan yang dilakukan agar fasilitas / mesin / peralatan terhindar dari laju kerusakan yang cepat (tidak wajar) Perbaikan (Corective Maintenance) ialah pemeliharaan yang dilakukan apabila terjadi kerusakan untuk mengembalikan mesin / peralatan pada kondisi semula. 

Pemeliharaan Darurat (Emergency Maintenance) ialah pemeliharaan yang dilakukan di luar program pemeliharaan kerena terjadi sesuatu yang emergency (kecelakaan). Biasanya pemeliharaan darurat itu adalah perbaikan-pebaikan kerena kecelakaan yang akan mengakibatkan kerusakan-kerusakan dan biasa disebut perbaikan darurat Pra Pemeliharaan (Pre-maintenance) ialah persiapan pemeliharaan agar dalam pelaksanaan pemeliharaan nantinya lebih lancar dan memenuhi sasaran. Kegiatan pra pemeliharaan ini antara lain seperti : penyusunan program pemeliharaan, penyediaan peralatan dan bahan pemeliharaan sesuai dengan fasilitas obyek pemeliharaan, penyiapan lokasi seperti fondasi / lantai dan tata letak (lay-out) yang memadai, penyiapan sarana penunjang seperti : listrik, air dan udara kempa, persiapan tenaga pelaksana pemeliharaan (organisasi) dan administrasi pemeliharaan. 

Pemeliharaan Harian (Routine Maintenance) ialah pemeliharaan yang dilakukan setiap hari atau setiap mesin/peralatan/fasilitas dioperasikan atau digunakan. Kegiatan yang dilakukan seperti :  Pencegahan beban lebih  Pencegahan korosi  Pelumasan bagi yang memerlukan  Keselamatan dan keamanan fasilitas  Kebersihan dan ketertiban Kegiatan pemeliharaan harian ini biasanya dilakukan oleh operator. 

Pemeliharaan Berkala (Periodic Maintenance) ialah pemeliharaan yang dilakukan secara berkala sesuai dengan jadwal yang telah diprogramkan. Pembuatan jadwal itu berdasarkan kepentingan perlakuan terhadap obyek pemeliharaan misalnya keperluan penggantian oli seharusnya berapa jam kerja, penyetelan ulang bagian-bagian yang bergerak setiap berapa bulan dan sebagainya. Di dalam pemeliharaan berkala ini kita kenal adanya pemeliharaan wekly , monthly dan yearly, yang artinya sebagai berikut : Weekly maintenance (Pemeliharaan mingguan) ialah pemeliharaan yang dilaksanakan seminggu sekali atau dua minggu sekali atau tiga minggu sekali. Monthly maintenance (Pemeliharaan bulanan) ialah pemeliharaan yang dilakuka satu bulan sekali atau tiga bulan sekali (tiga bulanan) atau setiap enem bulan sekali (semesteran). Yearly maintenance (Pemeliharaan tahunan) ialah pemeliharaan yang dilakukan setiap tahun sekali atau dua tahun sekali. Tetapi banyak juga pemeliharaan mesin / peralatan / fasilitas yang pelaksanaan pemeliharaannya berdasarkan jam kerja misalnya penyetelan-penyetelan bagian-bagian yang bersambung atau bagian-bagian yang bergerak dilaksanakan setiap 1000 jam kerja, penggantian oli setiap 2000 jam kerja, servis besar (overhaul) setiap 4000 jam kerja dan sebagainya. Pemeliharaan berkala ini biasanya dilaksanakan oleh teknisi pemeliharaan.

Strategi Pemeliharaan

Pemilihan program pemeliharaan akan mempengaruhi kelangsungan produktivitas produksi lainnya. Karena itu perlu dipertimbangkan secara cermat mengenai bentuk pemeliharaan yang akan digunakan terutama berkaitan dengan kebutuhan produksi, waktu, biaya, keterandalan tenaga pemeliharaan dan kondisi peralatan yang dikerjakan.

Dalam menentukan strategi pemeliharaan, banyak ditemui kesulitan-kesulitan diantaranya:

• Tenaga kerja yang terampil

• Ahli teknik yang berpengalaman

• Instrumentasi yang cukup mendukung

• Kerja sama yang baik diantara bagian pemeliharaan

Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan strategi pemeliharaan unit:

• Umur peralatan/mesin produksi

• Tingkat kapasitas pemakaian mesin

• Kesiapan suku cadang

• Kemampuan bagian perawatan untuk bekerja cepat

     • Situasi pasar, kesiapan dana dan lain-lain

Perbaikan ringan (Light repairing) ialah perbaikan-perbaikan dari kerusakan ringan termasuk yang ditemukan pada waktu pengecekan (pemeliharaan berkala) yang perbaikannya cukup dengan penggantian komponen (replacement) dan tidak memerlukan waktu dan biaya tinggi. Perbaikan medium (Medium repairing) ialah perbaikan-perbaikan dari kerusakan akibat aus atau akibat kecelakaan yang perbaikannya memerlukan pembetulan komponen dengan biaya yang lebih tinggi dan waktu kerja yang lebih lama. Servis besar (Overhaul) ialah perbaikan total akibat ke ausan (lama pemakaian) dengan pembetulan-pembetulan maupun penggantian komponen.Perbaikan atau overhaul ini biasa dilakukan oleh teknisi dan / atau teknisi ahli,sedangkan untuk mencapai hasil yang optimal perlu kiranya menganut suatu sistematika perbaikan yang yang telah ditentukan 

Perbaikan darurat (Emergency repairing) ialah perbaikan dari kerusakan akibat kecelakaan yang perbaikannya bersifat sementara untuk menunggu perbaikan yang sempurna atau langsung diperbaiki secara sempurna. Di dalam sistem pemeliharaan ini ada pula istilah-istilah yang sering digunakan seperti : 

Running maintenance ialah pemeliharaan suatu mesin / peralatan / fasilitas dalam keadaan bekerja atau dioperasikan / digunakan. Shut down maintenanceialah pemeliharaan suatu mesin / peralatan / fasilitas yang mana mesin / peralatan / fasilitas tersebut harus diberhentikan / tidak dipergunakan , karena tidak mungkin dilakukan pemeliharaan bila mesin / peralatan / fasilitas dalam keadaan bekerja / dipergunakan .

Lack of maintenance ialah kekurangan atau kelemahan dalam pemeliharaan atau disebut juga pemeliharaan yang tidak baik. Predictive maintenance atau pemeliharaan prakiraan ialah kegiatan pemeliharaan yang memperkirakan umur atau masa pakai efektif dan efisien suatu komponen sehingga orang dapat memperkirakan kapan komponen tersebut harus mendapat perlakuan pemeliharaan

Perbaikan (Repair fault) ialah suatu tindakan terhadap mesin / peralatan / fasilitas yang mengalami kerusakan untuk mengembalikan kepada kondisi semula agar fasilitas tersebut dapat berfungsi kembali. Dengan demikian perbaikan ini dapat dikatakan merupakan bagian dari pemeliharaan secara umum.

Diagnose Kerusakan atau disebut juga Fault Finding ialah kegiatan untuk mencari atau menemukan kerusakan (bagian yang rusak) pada fasilitas yang mengalami gangguan. Untuk dapat melaksanakan diagnose kerusakan biasanya teknisi dibantu oleh :  Informasi dari operator  P K yaitu petunjuk kerja dari buku operations manual.  P P yaitu petunjuk pemeliharaan dari buku maintenace manual.  K M yaitu kartu mesin yang merupakan catatan perbaikan sebelumnya (maintenance record).

Analisis perbaikan ialah kegiatan yang dilakukan setelah kerusakan atau gangguan ditemukan yaitu mengadakan pemeriksaan bagian-bagian yang rusak,memperhitungkan dan merencanakan pelaksanaan perbaikan. Di dalam kegiatan analisis perbaikan ini ada kegiatan dismantling atau pembongkaran maksudnya ialah mesin / peralatan / fasilitas yang telah dinyatakan rusak dibongkar untuk dicari bagian-bagian yang rusak. Kemudian bagian-bagian atau komponen yang rusak tersebut diperiksa sejauh mana atau separah apa kerusakan itu terjadi. Untuk pembongkaran dan pemeriksaan ini diperlukan alat-alat atau bahkan alat khusus ( AL ) dan juga teknisi ( T ) atau bahkan teknisi ahli ( TA ). Perhitungan perbaikan maksudnya ialah setelah kerusakan komponen diperiksa dan telah nyata jenis kerusakannya kemudian dipertimbangkan jenis perbaikan apa yang dipilih termasuk diperhitungkan biaya perbaikannya. Jadwal perbaikan ialah pembagian dan penetapan waktu perbaikan setiap komponen yang pelaksanaan perbaikannya mungkin ditangani oleh beberapa teknisi di beberapa bengkel pula. Komponen yang satu dan yang lain penyelesaian perbaikannya harus sesuai dengan jadwal agar pada waktu perakitan kembali semuanya sudah siap.

Proses Perbaikan ialah pelaksanaan perbaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh bagian perencanaan ( maintenance engineering ). Pelaksana perbaikan ini tentu disesuaikan dengan tingkat kesulitan perbaikannya, misalnya untuk perbaikan-perbaikan kerusakan yang tidak terlalu rumit mungkin cukup dengan teknisi biasa tetapi bila untuk perbaikan dari kerusakan yang cukup rumit mungkin perlu teknisi khusus atau teknisi ahli. Pelaksanaan perbaikannya pun mungkin di bengkel sendiri atau munkin juga di bengkel luar yang sesuai dengan jenis perbaikan yang dikehendaki. 

Penyetelan dan pemeriksaan ialah proses penyatuan atau perkitan kembali setelah semua komponen yang diperbaiki selesai. Pemeriksaan hasil penyetelan / perakitan biasanya dilakukan oleh Supervisor perbaikan . 

Uji Perbaikan ialah pengujian hasil perbaikan untuk menyatakan bahwa perbaikan telah selesai dan hasilnya merupakan mesin / peralatan / fasilitas yang telah baik kembali hingga dapat difungsikan lagi. 

Ada beberapa jenis pengujian yang harus dilakukan terhadap hasil perbaikan ini yaitu :  Uji tampak maksudnya ialah mesin / peralatan / fasilitas yang telah selesai diperbaiki perlu dilihat secara visual apakah sudah tampak rapi, tertib dan sempurna rakitannya.  Uji geometrik ialah pengujian komponen mekanik seperti kerataan permukaan, kesentrisan putaran, kesikuan, kedataran dan sebagainya. Uji geometrik ini perlu dilakukan untuk meyakinkan kesempurnaan perakitan, karena apabila komponen mekanik tidak dipasang dengan sempurna maka jalannya mesin / peralatan / fasilitas akan tidak normal yang mengakibatkan laju kerusakan mesin semakin cepat.  Uji fungsi ialah menguji semua bagian yang bergerak apakah bagian-bagian tersebut telah berfungsi sebagaimana mestinya. Caranya ialah semua bagian yang bergerak dijalankan tanpa beban dan diamati satu per satu.  Uji jalan atau uji coba ialah pengujian terhadap mesin / peralatan / fasilitas setelah selesai diperbaiki yaitu dengan cara menjalankan mesin hingga beban penuh. Pengujian perbaikan ini dilakukan oleh bagian quality assurance dan pengujiannya akan selalu mengacu pada test standar dan buku petunjuk kerja (operation manual). Setelah selesai pelaksanaan pengujian perbaikan ini berarti mesin / peralatan / fasilitas telah kembali baik dapat berfungsi kembali maka proses selanjutnya adalah penyerahan ke line produksi pemakai fasilitas tersebut atau ke pelanggan yang memanfaatkan jasa perbaikan kita.

  

 Pelaksanaan pemeliharaan dengan kategori periodik, harus berpedoman pada jadwal penggunaan dan ketentuan pelaksanaan perawatan yang dicantumkan didalam buku petunjuk manual pemeliharaan alat yang dikeluarkan oleh pabrik pembuat. Perlu dipahami ketentuari dan cara pemeliharaan sebagaimana yang dicantumkan dalam buku petunjuk manual pemeliharaan atau petunjuk-petunjuk yang didapat dalam literatur-literatur peralatan. Semua komponen alat hams dilakukan pemeliharaan periodik sesuai jadwal yang telah ditentukan didalam manual pemeliharaan. Pemeliharaan harus dilakukan oleh mekanik yang mampu dan kompeten, agar pemeliharaannya terlaksana dengan benar. Setiap alat sebaiknya dibuatkan buku Riwayat Alat, setiap kali melakukan pemeliharaan atau perbaikan alat dicatat di buku Riwayat Alat. Catatan tersebut mencakup : tanggal pemeliharaannya kapan, mekanik atau bengkel yang mengerjakan, bahan atau suku cadang apa yang dipakai atau diganti, estimasi biaya, dsb. Setiap penggantian suku cadang, perlu diteliti data sebelumnya dan apa penyebab kerusakannya. Untuk pemeliharaan harian, dilakukan sebelum alat beroperasi dan operator alat dilibatkan. Untuk pemeliharaan mingguan atau bulanan harus dijadwalkan agar tidak mengganggu keseimbangan kombinasi alat di lapangan yang berakibat menurunnya produksivitas atau progres lapangan. Biaya pemeliharaan dan perbaikan dicatat dalam buku khusus

 

MANAJEMEN ALAT BERAT

Manajemen Pemilihan Alat

Manajemen Pembelian

Manajemen Pengoperasian

Manajemen Perawatan

Manajemen Peremajaan

Manajemen Pembelian

Setelah menentukan pilihan terhadap unit yang akan dioperasikan maka tahap berikutnya adalah melakukan serangkaian kalkulasi finansial untuk menentukan metoda finansial apa yang paling efisien. Perhitungan yang dilakukan bisa berdsasarkan pada analisa investasi alat yang memasukan faktor-faktor biaya dan pendapatan yang akan muncul sepanjang pengoperasian alatberat. Analisa investasi alat juga mempu memberikan perbandingan analisa investasi antara dua buah alat berat berbeda merk dengan kapasitas yang sama. Dari analisa itu akhirnya dapat ditentukan metoda apa yang paling sesuai dengan kemampuan perusahaan dalam membiayai pembelian.

Selanjutnya tidak ketinggalan tentunya harus dipikirkan juga bagaimana mekanisme kontrol biaya apabila nanti alat berat tersebut sudah dimiliki dan dioperasikan. Hal ini cukup penting untuk melihat apakah skema analisa investasi yang sebelumnya dihitung bisa diterapkan pada operasi kerja sesungguhnya.

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya bahwa analisa investasi alat akan memberikan perkiraan akurat mengenai skema pemasukan dan pengeluaran yang akan timbul selama pengoperasian alat. Analisa investasi alat telah memasukan faktor-faktor produktivitas, kemampuan kesiapan alat, biaya (harga awal, perawatan, perbaikan dan rekondisi), harga jual alat bekas dan faktor kemampuan keuangan perusahaan. Selanjutnya walaupun tidak masuk kedalam perhitunga analisa investasi alat ada satu faktor lagi yang harus diperhatikan yaitu dukungan purna jual dari alat berat tersebut.

Dukungan purna jual yang baik sangat diperlukan untuk memastikan agar alat yang dimiliki bisa menghasilkan keuntungan yang diharapkan.

Tujuan dari semua proses analisa diatas tentunya adalah agar alat yang dibeli dapat memberikan keuntungan finansial yang konsisten sepanjang usia pemakaiannya. Dari analisa yang telah dilakukan akan terlihat bahwa untuk mendapatkan keuntungan yang optimum dari pengoperasian alat para calon pemilik alat berat hendaknya jangan terpaku pada harga dari alat berat tersebut. Hasil analisa akan memperlihatkan bahwa selain dari harga alat masih banyak faktor lain yang berpengaruh, seperti: biaya pengoperasian, biaya tidak produktif dll.

Kesalahan yang umumnya dilakukan oleh para calon pemilik alat berat adalah terlalu menitik beratkan pada biaya awal yang harus dikeluarkan atau harga belinya. Hal itu terjadi dengan pertimbangan bahwa semakin murah harga alatnya maka makin besar potensi keuntungan yang akan didapat.

Menurut survey yang pernah dilakukan terdapat lima faktor yang mempengaruhi keuntungan yang akan didapat. Kelima faktor tersebut adalah:

Harga unit

Harga jual alat bekas

Biaya operasi

Kesiapan alat

Produktifitas

Dari survey tersebut juga dilakukan penelitian mengenai besarnya pengaruh dari masing-masing faktor tadi terhadap potensi keuntungan. Apabila terjadi perubahan kuantitaif sebesar satu persen dari masing-masing faktor diatas ternyata hasilnya cukup mengejutkan, seperti tampak pada gambar diatas. Perubahan sebesar satu persen terhadap harga beli unit baru ternyata hanya akan memberikan pengaruh sebesar antara 0,5% sampai 0,9% terhadap potensi keuntungan yang akan didapat.

Dari survey yang didapat terlihat bahwa faktor yang memberikan pengaruh paling besar terhadap keuntungan adalah kesiapan alat dan produktivitas.

Manajemen Pengoperasian

Selanjutnya dengan asumsi bahwa unit yang dibeli sudah sampai ditempat kerja maka langkah selanjutnya adalah bagaimana melakukan menejemen pengoperasian yang baik. Ruang lingkup manajemen pengoperasian ini sebenarnya sebagian telah dipikirkan saat melakukan pemilihan alat berat. Yang menjadi permasalahan adalah bagaimana merealisasikan rencana kerja tersebut dengan selalu melakukan penyesuaian-penyesuaian dengan perubahan yang terjadi. Perubahan tersebut misalnya adalah kondisi lingkungan kerja yang selalu dinamis dan berkembang, faktor keselamatan dan target produksi yang ingin dicapai untuk satu periode tertentu.

Faktor kesiapan alat akan menjadi hal yang sangat penting. Dari sini hendaknya mulai dipahami juga bahwa tidak mungkin didapat tingkat kesiapan alat yang tinggi tanpa adanya proses perawatan yang baik terhadap alat berat yang dioperasikan. Ini berarti bahwa harus terjalin pengertian yang baik antara bagian produksi yang bertanggung jawab untuk masalah menejemen pengoperasian dengan bagian perawatan yang bertanggung jawab untuk merawat alat berat tersebut.

Dalam malakukan manajemen pengoperasian alatberat terdapat faktor-faktor yang selalu secara konsisten harus dipertimbangkan. Faktor-faktor tersebut adalah:

Kondisi kesiapan alat. Untuk dapat merealisasikan semua rencana berkenaan dengan pengoperasian alat berat maka faktor kondisi dari alat tersebut akan sangat berpengaruh. Unit yang kondisinya tidak siap 100% tentunya tidak mungkin akan dapat menghasilkan kinerja 100% juga.

Metode kerja. Hendaknya selalu menyesuaikan dengan kondisi dinamis dari medan yang dihadapi.

Ketrampilan operator. Hal ini tidak bisa ditawar lagi tentunya. Ketrampilan operator sangat berpengaruh terhadap produktivitas yang dihasilkan.

Cycle time, waktu siklus yang dimaksud disini adalah waktu yang dibutuhkan oleh alat berat untuk melakukan serangkain proses pada saat bekerja. Waktu siklus antara lain dipengaruhi oleh: medan kerja, jarak yang harus ditempuh atau material kerja yang dihadapi. Perubahan waktu siklus juga akan sangat mempengaruhi komposisi dan jumlah alat yang bekerja di satu lokasi.

Komunikasi antar para operator dilapangan, para operator dengan pengawas dan bagian perawatan juga harus menjadi bahan pertimbangan. Tanpa komunikasi yang baik maka tidak akan didapat kerjasama kelompok yang baik. Dalam suatu armada alat berat maka hasil yang diperoleh selalu merupakan hasil kerja sebuah kelompok.

Setelah semuanya bisa didapat yang berikutnya tidak boleh dilewatkan adalah bagaimana mengontrol semua proses pengoperasian yang sedang terjadi di lapangan. Sistem kontrol yang baik akan bisa menjaga konsistensi hasil kerja dan kekompakan kerjasama tim.

Tujuan dari menejemen pengoperasian adalah mengoptimalkan produktivitas tiap alat berat yang dioperasikan agar selalu dapat memenuhi target produksi dengan biaya yang seoptimal mungkin.

Manajemen Perawatan

Pada penjelasan sebelumnya telah ditekankan bahwa kesiapan alat dan produktivitas yang tinggi tidak akan mungkin didapat tanpa melakukan proses perawatan yang semestinya. Sehingga ruang lingkup pemikiran yang berkaitan dengan menejemen perawatan adalah bagaimana melakukan serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk menjaga alatberat yang dimiliki selalu berada dalam kondisi terbaiknya, meminimalkan atau bahkan menghilangkan berhentinya unit karena kerusakan mendadak.

Apabila hal tersebut bisa terlaksana maka tentunya potensi keuntungan yang akan didapat akan meningkat. Untuk melakukan proses perawatan yang cerdas maka terdapat beberapa faktor yang harus dipertimbangkan, hal-hal tersebut adalah:

Biaya yang timbul akibat malakukan proses perawatan adalah hal yang tidak bisa dihindari. Yang harus dihindari adalah melakukan penekanan biaya perawatan tanpa melakukan pengkajian mendalam sebelumnya.

Faktor biaya tidak semata mata mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan untuk melakukan perawatan, tapi juga kerugian yang timbul karena unit tidak bekerja. Karena itu hendaknya selalu dipikirkan cara bagaimana melakukan perawatan dengan waktu yang sesingkatmungkin dengan tanpa mengurangi kualitas hasil pekerjaannya dan tanpa menimbulkan biaya tambahan.

Strategi perawatan adalah langkah proaktif yang dilakukan agar proses perawatan yang dilakukan bisa secara konsisten mencapai tujuannya.

Perencanaan adalah proses penjadwalan dan proses mempersiapkan semua sumber daya yang diperlukan untuk melakukan perawatan secara effisien.

Pelaksanaan pekerjaan perawatan dilaksanakan oleh tenaga teknisi. Kualitas dari pekerjaan adalah faktor yang harus secara konsisten dijaga dan terus ditingkatkan.

Komunikasi juga merupakan hal yang harus dipertimbangkan, seperti juga pengoperasian alat berat maka proses perawatan adalah suatu kerja kelompok. Komunikasi harus terjalin baik antara para teknisi juga antara para teknisi dan kelompok perencana dan kelompok penentu strategi.

Perawatan yang dilakukan juga bertujuan untuk mendeteksi dan mencegah timbulnya kerusakan. Secara teknis tentunya pelaksanaan perawatan jauh lebih mudah dan murah dibandingkan proses perbaikan. Dengan alasan itulah maka proses inspeksi juga dikategorikan sebagai bagian dari kegiatan perawatan.

Tujuan dari suatu proses perawatan secara lebih terinci adalah untuk:

Meminimumkan atau bahkan menghilangkan unit berhenti beroperasi karena rusak mendadak (unscheduled down time).

Mengoptimalkan usia komponen

Meningkatkan kesiapan alat

Meningkatkan potensi keuntungan

Fenomena gunung es juga rupanya terjadi pada proses perawatan. Ditemukan banyak kasus dimana pemilik alat melakukan penekanan biaya yang cukup besar pada komponen biaya untuk perawatan berkala.

Padahal seperti bagian gunung es yang ada dibawah permukaan laut komponen biaya pengoperasian yang lain yang nominal biayanya lebih tinggi malah tidak terlihat.

Selain dari biaya yang timbul maka faktor keandalan alat berat dalam beroperasi juga sangat menentukan tingkat keuntungan yang bisa didapat. Semakin andal alat berat tersebut maka sepanjang hidupnya alat tersebut akan lebih banyak menggunakan waktunya untuk beroperasi dibandingkan alat menganggur karena rusak.

Manajemen Peremajaan

Proses manajemen yang terakhir dalam manajemen alat beratadalah menejemen peremajaan. Ruang lingkup pemikiran yang harus terliput adalah bagaimana agar alat yang dioperasikan tetap bisa memberikan keuntungan bagi pemilik alat walaupun usianya sudah habis atau nilai bukunya sudah nol.

Alat tersebut dapat diremajakan dengan melakukan rekondisi total atau general overhaul tetapi bila sudah sampai pada suatu nilai tertentu dimana biaya yang timbul ataupun tuntutan keadaan sudah tidak menguntungkan lagi maka alat tersebut harus di jual atau bahkan dibesituakan.

Pertimbangan yang dapat diambil dalam prosesperemajaan adalah:

Perbaiki problem yang timbul lalu operasikan terus.

Rekondisi total.

Membeli alat baru.

Mengoperasikan alat tadi apa adanya dengan beban kerja yang dikurangi.

Bagi pemilik alat maka pertimbangan biaya yang dapat diperhatikan adalah:

Apabila biaya penyusutan masih dirasakan tinggi maka apapun yang terjadi terpaksa tetap menggunakan alat yang tersedia.

Apabila biaya investasi tinggi juga terpaksa menggunakan alat yang ada, tetapi apabila ternyata biaya perbaikan tinggi (diatas 60% harga baru) maka akan lebih bijaksana apabila membeli alat baru.

Biaya alat berhenti beroperasi tinggi juga lebih menguntungkan membeli alat baru. Biaya alat berhenti ini adalah perhitungan kerugian yang timbul dikarenakan alat tidak bisa bekerja pada suatu rentang waktu tertentu, misalkan sebuah jam operasional pengangkut tidak dapat beroperasi selama lima jam karena ada masalah mendadak maka bisa dihitung kerugian yang timbul dengan menghitung tonase yang tidak dapat diangkut oleh jam operasional tersebut selama lima jam.